Đã bao giờ bạn tự hỏi: tại sao các “con nhà người ta” có thể vừa học, vừa làm mà lúc nào cũng đạt kết quả cao? Bạn đã từng trong tình cảnh “nước đến chân mới nhảy”, mặc dù trước đó đã kiên quyết với bản thân sẽ nộp bài đúng hạn? Bạn hay đi trễ? Bạn có phải là một người quản lí tốt thời gian của mình?
Sau đây là 14 mẹo quản lý thời gian cực kì đơn giản nhưng có thể giúp bạn đạt được hết mục tiêu đưa ra mà vẫn thư thái thoải mái:
Lên kế hoạch cho mỗi ngày
Lên kế hoạch cho mỗi ngày vào mỗi buổi sáng hoặc mỗi buổi tối trước đó. Điều sẽ giúp bạn hình dung được những gì mình cần làm trong ngày, cũng như những gì cần ưu tiên hoàn thành trước. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả như mong muốn, bạn phải làm theo sát sao kế hoạch của mình.
Giới hạn thời gian cho từng công việc
Nên làm rõ với bản thân rằng mình sẽ hoàn thành việc X vào lúc 10am, việc Y vào lúc 3pm, và việc Z vào lúc 5:30pm. Thực hiện điều này, bạn sẽ không để một công việc kéo dài quá lâu và chiếm mất thời gian dành cho những việc khác.
Sử dụng lịch
Có một cuốn lịch là một trong những bước quan trọng nhất để quản lý các hoạt động trong ngày của bạn. Bạn có thể dùng lịch giấy, hoặc tận dụng các phần mềm lịch online như Google Calendar hay Outlook. Các phần mềm này có tính năng đồng bộ hoá giữa các thiết bị khác nhau, cho phép bạn dễ dàng xem và chỉnh sửa kế hoạch trong ngày của mình bất kì lúc nào.
 |
| Sử dụng lịch là một thói quen đơn giản đã giúp các bạn sinh viên quản lý thời gian chặt chẽ hơn. Nguồn: Unsplash |
Sử dụng nhật kí quản lý thời gian (organizer)
Những cuốn nhật kí chuyên dụng này sẽ giúp bạn liệt kê các công việc cần làm, các deadlines, dự án và những thông tin khác. Đây là công cụ không thể thiếu nếu bạn muốn trở thành “chuyên gia quản lý thời gian”.
 |
| Sử dụng nhật kí là một cách quản lí thời gian đơn giản nhưng lại vô cùng hiệu quả. Nguồn: Unsplash |
Ghi nhớ các deadlines
Hạn chót bạn cần phải hoàn tất công việc là khi nào? Ghi chú lại tất cả ngày deadline vào lịch hoặc vào sổ nhật ký của mình.
Học cách từ chối
Đừng ôm quá nhiều việc khi bạn không thể hoàn thành được chúng, bạn sẽ bị xao lãng khỏi mục tiêu của mình. Học cách nói không với những thứ không quan trọng.
Tập thói quen đến sớm
Khi bạn muốn đến một sự kiện đúng giờ, kết quả là bạn sẽ có mặt đúng giờ hoặc đến trễ. Hầu hết thời gian bạn sẽ đến trễ. Tuy nhiên, nếu bạn tập cho mình thói quen đến sớm, bạn sẽ hầu như luôn luôn có mặt đúng giờ. Đối với các sự kiện hoặc các cuộc họp, đến sớm 15 phút. Đối với bài vở, cố gắng nộp bài sớm hơn hạn chót.
Cài đặt chế độ nhắc nhở
Hầu hết các phần mềm lịch đều có chức năng nhắc nhở. Nếu bạn có một cuộc hẹn hoặc một deadline quan trọng, tốt nhất nên cài đặt chế độ nhắc nhở trước một tháng, một ngày hoặc vài tiếng.
Tập trung
Khoa học đã chứng minh rằng làm nhiều việc cùng một lúc (multitask) không khiến bạn hiệu quả hơn mà ngược lại, nó làm giảm chất lượng công việc của bạn. Tập trung vào hoàn tất một việc một lần. Đóng tất cả các ứng dụng hoặc trang web bạn không cần sử dụng. Năng suất làm việc của bạn sẽ cao hơn nhiều nếu bạn chỉ tập trung vào một việc duy nhất.
 |
| Tập trung vào một việc là cách giải quyết công việc hiệu quả nhất. Nguồn: Unsplash |
Ngăn ngừa xao nhãng
Điều gì đang làm bạn mất tập trung? Chuông điện thoại? Tin nhắn Facebook? Tiếng ồn? Tắt điện thoại khi bạn làm việc hoặc học bài. Sử dụng phần mềm khoá các trang web mạng xã hội như Cold Turkey. Tìm nơi yên tĩnh để học bài. Một trong những cách tốt nhất để tăng hiệu suất làm việc là ngăn ngừa các xao nhãng xung quanh bạn.
 |
| Cold Turkey là một phần mềm miễn phí tiện ích cho phép bạn “chặn” những trang web gây xao lãng như Facebook, Youtube, hay Twitter |
Theo dõi sát sao thời gian làm việc
Sử dụng các phần mềm đếm thời gian (countdown timer) để theo dõi lượng thời gian đã tiêu. Bạn có thể đặt mốc thời gian 1 tiếng hoặc 30 phút. Đây là một cách hiệu quả để kiểm soát lượng công việc và thời gian bạn tiêu trong ngày.
Ưu tiên hoá công việc
Có những công việc cần được hoàn thành ngày hôm nay. Có những công việc có thể hoàn thành vào ngày mai hoặc tuần sau. Có những công việc bạn có thể giao lại cho người khác. Và có những công việc bạn không cần phải hoàn thành vì chúng chỉ làm mất thời gian của mình mà thôi. Hãy học cách ưu tiên hoá công việc cho mỗi ngày: bạn không thể làm hết tất cả công việc trong một ngày được!
Gộp các công việc tương tự nhau thành một nhóm
Bạn có thể gộp các công việc liên quan đến một môn học lại với nhau. Hoặc bạn cũng có thể gộp các công việc cần viết lại thành một nhóm, các công việc cần tính toán thành một nhóm, và các công việc cần đọc hoặc nghiên cứu thành một nhóm, tuỳ vào trường hợp của bạn. Đây là một cách hiệu quả để sắp xếp các công việc trong ngày.
Cho mình thời gian nghỉ ngơi
Đừng dồn ép quá nhiều công việc vào một ngày. Hãy cho bạn một khoảng thời gian nghỉ ngơi hoặc chuyển tiếp giữa hai công việc khác nhau.
