Không phải tất cả những thiết kế phòng họp đều tạo ra như nhau, đây là điều quan trọng cần nhớ khi bạn đang tìm kiếm một không gian họp cho công ty. Một số phòng họp truyền thống sẽ hạn chế tiện ích hơn các phòng họp đa năng. Những văn phòng đặt đội nhóm của bạn trong cùng một phòng với hàng chục công ty khác, điều này làm tăng mức độ ồn ào. Tuy nhiên, các phòng họp khác chỉ được chỉ định thiết kế cho các không gian hội nghị lớn. Điều hạn chế là các phòng có kích thước quá lớn không hiệu quả cho các bài thuyết trình và cuộc họp với quy mô nhỏ hơn của bạn.
Làm thế nào để bạn xác định phòng họp nào sẽ là tốt nhất cho nhu cầu của bạn? Dưới đây là 4 mẹo thiết kế phòng họp hiệu quả góp phần tạo ra không gian sự kiện công ty hoàn hảo như thế nào.
1. Bố cục mô-đun
Nếu phòng họp có hàng ghế cố định, điều này cho thấy cơ chế hoạt động tốt cho các bài phát biểu hoặc thuyết trình. Nhưng khi cần đến thời gian thảo luận nhóm hoặc cộng tác, căn phòng sẽ trở nên không còn phù hợp. Khi thiết kế phòng họp theo kiểu mô-đun, chúng có thể được thay đổi tuỳ thích và nhanh chóng cho mọi mục đích sử dụng. Ví dụ: khi bạn có một buổi phát trực tiếp hoặc bản trình bày video. Trong trường hợp này, ghế phòng họp sẽ được sắp xếp thành hàng, quay mặt về phía trước. Tuy nhiên, nếu có một phiên họp cần mang tính đột phá, thiết lập một kệ bảng ghi chú sẽ phù hợp hơn. Cần đảm bảo bố trí căn phòng phù hợp với nhu cầu sự kiện của bạn. Điều này đảm bảo sự linh hoạt khi sử dụng không gian tổ chức sự kiện của công ty tiện ích.
Một tính năng thú vị khác là cửa kính nano, ngăn cách hai phòng họp. Theo thiết kế, những cánh cửa này cho phép các phòng họp được hợp nhất vào bất kỳ thời điểm nào. Điều này cực kỳ có lợi vì bạn có thể có một cuộc họp nhóm nhỏ vào một ngày nào đó và sau đó là một buổi thuyết trình với khách hàng lớn hơn vào ngày hôm sau. Với các phòng họp truyền thống, đây sẽ không phải là một lựa chọn. Nhóm của bạn sẽ được chia thành các phòng họp khác nhau, có khả năng tách biệt nhau.
2. Ánh sáng
Khi thiết kế không gian họp, cần chú trọng và chú ý đến ánh sáng. Trong mỗi phòng họp, bạn sẽ tìm thấy các thiết bị chiếu sáng sạch sẽ và hiện đại, mang lại cho các phòng không chỉ kiểu dáng đẹp mà yếu tố ánh sáng phải được đảm bảo sự thoải mái trong quá trình làm việc trong thời gian dài. Điều này trái ngược với đèn huỳnh quang trước đây và những thứ bạn sẽ thấy trong các không gian họp truyền thống. Hãy nghĩ về những văn phòng hay phòng họp thiếu sáng bạn sẽ nhận ra nhiều lợi ích của giá trị ánh sáng mang lại. Ánh sáng còn tạo ra một bầu không khí trong lành, là một máy trạm sức khoẻ tốt cho mỗi cuộc họp của công ty bạn.
3. Hệ thống trình bày trung tâm
Có thật sự khó để tổ chức một cuộc họp công ty hiệu quả khi mọi người đang tập trung xung quanh một chiếc máy tính xách tay hoặc màn hình nhỏ từ máy chiếu. Phương án thiết kế không gian họp với nhiều màn hình có độ phân giải cao trong mỗi phòng, có thể nhìn thấy từ tất cả các khu vực trong phòng là một giải pháp tốt cho thời đại công nghệ lên ngôi. Các màn hình có thể được đồng bộ hóa để chiếu một hình ảnh lớn hoặc chúng có thể hiển thị đầu ra từ các nguồn khác nhau. Ví dụ: trong khi biểu đồ tương tác về thu nhập quý 2 của công ty hiển thị trên một màn hình, nguồn cấp dữ liệu video trực tiếp của những người tham gia từ xa có thể được chia sẻ trên các màn hình lân cận. Điều này cho phép bạn bao quát được nhiều điều trong các cuộc họp của mình và giúp những người tham dự có sự kết nối và chia sẻ.
Nên bố trí hệ thống trình bày ở trung tâm phòng họp, vì vậy các thành viên trong nhóm không bị phân tâm vào điện thoại của họ trong một cuộc họp quan trọng. Không giống như các phòng hội nghị khác với một máy chiếu cơ bản, việc có nhiều màn hình dẫn đến một bài thuyết trình trở nên hấp dẫn, từ đó thúc đẩy tính hiệu quả.
4. Toàn bộ vị trí
Khi thiết kế phòng họp, điều quan trọng là bạn phải cảm thấy được chào đón bên ngoài phòng họp như khi bạn ở bên trong. Ví dụ, tòa nhà công ty của bạn đặt tại trung tâm thành phố có khu vực sảnh thư giãn ngay bên ngoài khu vực phòng hội nghị. Không gian này cho thấy các diễn giả đang đợi thời gian thuyết trình của họ, hoặc những người tham dự khi cần thiết có thể bước ra ngoài để nhận cuộc gọi, và hoàn toàn có một khu vực tiếp khách thoải mái. Ngoài ra, phòng họp cần cung cấp các tiện nghi ngay trong khuôn viên văn phòng như quán cà phê dành cho người sành ăn, nơi những người tham dự cuộc họp có thể gọi các loại cà phê và trà yêu thích tuỳ ý. Điều này giúp cho những vị khách được mời của công ty luôn cảm thấy được chăm sóc chu đáo và sẵn sàng trở thành những người tham gia nhiệt huyết trong mỗi cuộc họp.
