Để sử dụng bất cứ thứ gì cũng vậy. Sau một thời gian dài chúng ta cần phải vệ sinh và kiểm tra chúng để kéo dài tuổi thọ hơn. Đa số các công ty không chú trọng việc bảo trì bão dưỡng nên đôi khi chúng bị hư hại trong thời gian ngắn. Nếu biết cách vệ sinh các thiết bị văn phòng thường xuyên chúng sẽ được sử dụng lâu hơn, giúp công ty tiết kiệm được một khoảng tài chính để dùng vào việc khác.
Nếu bạn không có thời gian hoặc thiếu nhân lực làm việc này, các bạn có thể sử dụng dịch vụ vệ sinh máy móc của các công ty cung cấp thiết bị văn phòng, thường những công ty đó luôn có những dịch vụ như thế kèm theo.
1. Thời gian cần thiết để bảo trì bảo dưỡng thiết bị là bao lâu ?
Câu trả lời tùy theo quỹ thời gian, nhân lực công ty khác nhau. Nhưng chúng tôi khuyên bạn nên sau 3 tháng nên bảo trì bảo dưỡng các thiết bị một lần. Đây là khoảng thời gian vừa đủ để tránh hư hại đáng tiếc cho chúng.
Nếu công ty bạn nằm tại các trung tâm thành phố ít bị ô nhiễm môi trường thì thời gian có thể kéo dài hơn tầm 5 hoặc 6 tháng / lần.
Tuy nhiên đối với các công ty nằm trong khu vực bị ô nhiễm nặng bởi khói bụi, cần phải rút ngắn thời gian xuống còn 1 đến 2 tháng / lần.
Đặc biệt đối với những ngành liên quan đến giáo dục trẻ em hoặc y tế, khuyến cáo nên vệ sinh thường xuyên 2 đến 4 tuần / lần. Để đảm bảo tốt nhất cho các em, bệnh nhân có sức khỏe tốt nhất.
2. Những thiết bị nào cần vệ sinh là gì ?
2.1 Máy lạnh – máy điều hòa
Hầu như tất cả các công ty văn phòng lớn nhỏ ngày nay đều có ít nhất 1 chiếc máy lạnh. Việc vệ sinh định kì dàn nóng dàn lạnh để tránh ảnh hưởng đến công suất của chúng, cũng như tránh bụi bám lâu ngày ảnh hưởng trực tiếp đến người sử dụng.
2.2 Máy in văn phòng
Nếu công ty bạn thường xuyên có những văn bản, hợp đồng hay tài liệu được gửi đi thì máy in là thiết bị cần thiết và sử dụng thường xuyên nhất. Chúng ta nên bảo trì bảo dưỡng chúng để hoạt động tốt nhất, kết quả in rõ ràng hơn. Sẽ giúp thuận lợi cho sự phát triển của công ty. Lâu ngày hoạt động cũng là nơi trú ngụ và làm tổ của các loại côn trùng đặc biệt là gián, kiến…..
2.3 Máy tính – Laptop
Đây là thiết bị không thể thiếu khi kết hợp với máy in, chúng thường sử dụng nhất trong việc lưu trữ tài liệu mềm. Ngoài việc vệ sinh bên ngoài như lau chùi màn hình, vệ sinh, kiểm tra các nút bàn phím, chuột…Chúng ta cũng nên kiểm tra và thường xuyên dọn dẹp rác, sắp xếp các dữ liệu nữa, để máy tính hoạt động tốt nhất có thể.
2.4 Máy lọc nước
Việc sử dụng các máy nước nóng lạnh trong công ty dần trở nên quen thuộc hơn, nhất là trong thời đại bị ô nhiễm nặng nề. Sử dụng lâu ngày các lõi lọc của chúng bị bám bẩn và mất dần khả năng lọc nước đi vì thế chúng ta phải thường xuyên vệ sinh chúng để hoạt động có hiệu quả hơn.
2.5 Bàn ghế làm việc
Khuyến cáo hàng ngày trước khi vào công ty hoặc sau khi rời khỏi bàn làm việc, các bạn nên ý thức tự vệ sinh bàn ghế, chổ ngồi làm việc của mỗi người. Cũng như rửa ly tách uống nước sạch sẽ trước khi sử dụng chúng. Ngoài tự bảo vệ mình ra còn tránh làm ảnh hưởng đến vệ sinh chung của công ty.
2.6 Tủ hồ sơ – tủ cá nhân
Tủ chứa hồ sơ hay tủ cá nhân là nơi có nhiều ngóc ngách dễ dàng bị các con côn trùng trú ngủ làm tổ. Nếu chúng ta vệ sinh thường xuyên chúng sẽ không dám tới gần cũng như phát hiện sớm sự hình thành tổ của chúng. Tránh tình trạng hư hại các tài liệu quý giá của công ty.
3. Những lưu ý sau khi vệ sinh
Sau khi vệ sinh thật kĩ càng các thiết bị trong văn phòng công ty chúng ta nên: Cần bảo vệ chúng khỏi nước mưa vì trong nước mưa có một số chất làm oxy hóa các thiết bị. Thường xuyên vệ sinh bên ngoài trước khi đến thời hạn bảo trì. Nếu có sửa chữa văn phòng chúng ta nên di dời hoặc bảo vệ kín chúng lại để tránh bị tác động trực tiếp. Tắt chúng nếu là các thiết bị điện khi không sử dụng trong thời gian làm việc.
